Folha de Pagamento

Basicamente, a folha de pagamento de salários, trata-se de uma listagem discriminativa e sintética, dos recibos de pagamento de salários, de cada empregado.

Assim, está dividida em 3 colunas:

Contabilização - Lançamento e Fechamento

Via de regra, a contabilização da folha de pagamento deverá ocorrer pelo regime de competência. Isto é, tudo que ocorrer num determinado mês, deverá ser lançado no respectivo mês, inclusive as rescisões de contrato de trabalho.

Fechamento antecipado

É incorreto a prática do fechamento da folha de pagamento antes de findar o mês calendário. Exemplo: de 25 do primeiro mês  a 25 do mês seguinte. Pois, é incompatível com o regime contábil e tributário (INSS e FGTS).

Por outro lado, é possível a prática do exemplo citado com algumas adaptações, observando-se o seguinte:

• para efeito de lançamento, deve-se entender o período de 01 até 25;
• o período relativo ao dia 26 até o último dia do mês, deverá ser lançado em "folha complementar" do próprio mês (nunca o mês seguinte);

Em síntese, adotando-se o sistema exposto, teremos "duas folhas de pagamento" no próprio mês.

Lançamento no mês seguinte

Erroneamente algumas empresas tem praticado o lançamento do resíduo (pagamento e desconto)  no mês seguinte. Atente-se que, se deixar o pagamento (exemplo: horas extras) para o mês o seguinte, o empregado estará recebendo com atraso, cabendo aí, a multa por atraso. Pois, deveria ter recebido no mês anterior.

Nos casos de descontos (exemplo: faltas/atrasos), deve-se observar a seguinte regra jurídica: "quem cala, consente" ou "quem paga, logo perdoa". Assim, inexiste qualquer procedimento legal para que possa efetuar os descontos no mês seguinte, daquilo que fora pago no mês anterior. No entanto, há entendimentos jurídicos que permitem os descontos no mês seguinte, desde que o empregado assine uma "autorização de desconto" para tal fim (art. 462 da CLT) ou quando previstas na convenção/acordo coletivo da categoria profissional. Mas, não é uniforme.

Fechamento antecipado do mês, para efeito de pagamento salarial. Autorização normativa. Licitude. Constitui procedimento patronal lícito o fechamento antecipado do mês, para efeito de pagamento salarial, autorizado por norma coletiva da categoria, obrigando a que alguns créditos e débitos passem para o pagamento do mês seguinte. TRT-SP 02980036824 RO - Ac. 08ªT. 02980665171 - DOE 02/02/1999 - Rel. WILMA NOGUEIRA DE ARAUJO VAZ DA SILVA

A Instrução Normativa nº 2.107, de 04/10/22, DOU de 05/10/22 (RT 080/2022), do Ministério da Economia, alterou a Instrução Normativa nº 971, de 13/11/09, que dispõe sobre normas gerais de tributação aplicáveis às contribuições sociais destinadas à Previdência Social e a outras entidades ou fundos, administradas pela Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil (RFB).

Para esta opção, a empresa ficará obrigada: a discriminar os valores devidos ao trabalhador em cada competência; e a recolher, juntamente com as contribuições apuradas no mês da escrituração, as contribuições incidentes sobre as parcelas relativas a meses anteriores informadas no mês da escrituração.

Apuração de parcelas variáveis da remuneração - Vigência a partir de 11/11/21

Não constitui infração ao disposto no § 1º do art. 459 da CLT, o pagamento, no prazo para quitação do salário do mês subsequente, das seguintes verbas:

• parcelas variáveis da remuneração do empregado relativas ao trabalho realizado após o dia 20 de cada mês; e
• devoluções de descontos decorrentes de faltas, atrasos e de saídas antecipadas, quando justificados após o dia 20 de cada mês.

Entende-se por parcela variável aquela cuja aferição dependa de parâmetros quantitativos relacionados à jornada ou à produtividade do empregado, tais como horas extraordinárias, comissões, gorjetas e produção.

Para os empregados remunerados exclusivamente por comissão ou produção, cuja admissão ou retorno ao trabalho ocorrer após o dia 20 do mês, fica garantido o salário mínimo ou piso da categoria, proporcionais aos dias trabalhados, a ser pago até o 5º dia útil do mês subsequente ao da admissão ou retorno.

Não se consideram parcelas variáveis da remuneração, para fins do disposto neste artigo, o salário decorrente da jornada regular do empregado, ainda que horista, diarista ou semanalista.

Hipótese em que ocorra a determinação do reajuste salarial após a data-base, através de Convenção, Acordo e Dissídio Coletivos, deve-se elaborar uma folha de pagamento complementar (folha de pagamento distinta) das parcelas retroativas, identificando o valor da diferença de remuneração de cada mês.

Tributação:

INSS

As contribuições devem ser recolhidas no seu prazo normal do mês seguinte ao da competência da celebração da convenção, do acordo ou do trânsito em julgado da sentença que decidir o dissídio. Se recolhido no respectivo prazo,  não incidirão juros ou multas moratórias sobre os valores das contribuições.

A GPS será identificada com o mesmo código de pagamento utilizado para o recolhimento de contribuições sociais incidentes sobre fatos geradores originados de acordos celebrados no âmbito das comissões de conciliação prévia.

A contribuição do segurado será calculada mês a mês, considerando-se os valores originalmente pagos em cada competência, observado o limite máximo do salário de contribuição.

Instrução Normativa nº 3, de 14/07/05, DOU de 15/07/05

FGTS

Para efeito de informação e recolhimento (GFIP), deve ser considerado como "mês de competência" aquele relativo ao mês da sentença do dissídio ou homologação do acordo, com vencimento até o dia 7 do mês subseqüente, é utilizado o código de recolhimento 660 a partir da competência 08/2005. Não há nenhum acréscimo legal.

O recolhimento da Multa Rescisória deve ser efetuado por meio da GRRF. Deve-se utilizar o DERF para o recolhimento das "contribuições sociais", quando no período compreendido pelo dissídio, acordo coletivo ou sentença trabalhista as mesmas forem devidas, para recolhimento relativo a juros, atualização monetária e multa recolhidos a menor e para saldo devedor da empresa.

Circular nº 413, de 30/10/07, DOU de 31/10/07 (subitens 10.1, 20.3 e 20.4)

Manual da GFIP

IRRF

Sendo o fato gerador pelo regime "caixa" (efetivo pagamento), é calculado de acordo com a tabela vigente na época do pagamento e recolhido no seu prazo normal.

Fds.: Arts. Art. 136-A e Art. 136-B da Instrução Normativa nº 3, de 14/07/05, DOU de 15/07/05

Processo Trabalhista / Reclamatória / Convenção, Acordo e Dissídio Coletivo

Folha de Pagamento - Regime SIMPLES