Fiscalização Tempo guarda doctos

Departamento Pessoal

Fiscalização

Tempo de guarda dos documentos

Manter o arquivo de documentos antigos é uma tarefa dispendiosa e ocupa espaço físico desnecessário na empresa.

Para fins trabalhistas, deve-se observar a prescrição de 2 anos após o desligamento do empregado, podendo reclamar os 5 últimos anos do seu contrato de trabalho, conforme previsto no art. 7º, XXIX, da CF/88. Para o menor de idade, o prazo é contado a partir do momento em que completa 18 anos de idade. Para o empregado rural a partir da rescisão do contrato de trabalho.

Para fins fiscais, cada documento tem a sua vida útil, desde que previamente estabelecido em normas legais, conforme a tabela abaixo. Demais documentos deverão ser guardados por período indeterminado.

DOCUMENTOS	TEMPO DE GUARDA	FUNDAMENTAÇÃO
Atestado Médico de Gestante	10 anos	Decreto nº 612/92 Decreto nº 2.173, de 05/03/97, DOU de 06/03/97 Art. 94 do RPS/99
CAGED (Cadastro Admitidos/Demitidos)	3 anos	Art. 1º da Portaria nº 194/95 Portaria nº 2.115, de 29/12/99, DOU de 30/12/99
CAGED - Informatizado (cópia do arquivo, recibo de entrega e extrato da movimentação processada)	5 anos	Portaria nº 768, de 28/05/14, DOU de 29/05/14 Portaria nº 1.129, de 23/07/14, DOU de 24/07/14
CIPA - Anexo I	5 anos	NR 4.12 da Portaria nº 3.214/78
CIPA (todos os documentos relativos à eleição)	5 anos	NR 5.40 da Portaria nº 3.214/78
CIPA - Livro de Atas	tempo indeterminado	não prevista na legislação
Contribuição Sindical	5 anos	Art. 174, da Lei nº 5.172/66 (CTN)
Cópia do Mapa Trimestral enviado à DRT	tempo indeterminado	não prevista na legislação
DARF / IRRF	5 anos	Art. 4º, da IN nº 8/93, da SRF
DIRF / IRRF	5 anos	IN nº 66, de 05/12/96, DOU de 09/12/96, da Secretaria da Receita Federal.
Declaração de Instalações	tempo indeterminado	não prevista na legislação
Exames médicos	tempo indeterminado	não prevista na legislação
FGTS (RE, GR E GRE)	30 anos	Enunciados nºs 95 e 206 do TST
Ficha de Acidentes do Trabalho e Resumo Estatístico Anual (em construções)	3 anos	NR 18.31.1 e 18.32.1 da Portaria nº 3.214/78.
Ficha de Análise de Acidentes	tempo indeterminado	não prevista na legislação
Ficha de Salário-Maternidade	10 anos	Decreto nº 612/92 Decreto nº 2.173, de 05/03/97, DOU de 06/03/97 Art. 94 do RPS/99
Folha de Pagamento	tempo indeterminado	Art. 45 da Lei nº 8.212/91 Arts. 347, 348 e 349 do RPS/99
INSS - GR, GRPS e GPS (não sujeito ao levantamento fiscal)	tempo indeterminado	Art. 45 da Lei nº 8.212/91 Arts. 347, 348 e 349 do RPS/99
INSS - Levantamento de débitos apurados pela fiscalização em NFLD	10 anos	Art. 46 da Lei nº 8.212/91 Arts. 347, 348 e 349 do RPS/99
Livro de Inspeção do Trabalho	5 anos A partir da vigência do modelo eletrônico do Livro de Inspeção do Trabalho, mediante cadastro.	Portaria nº 671, de 08/11/21, DOU de 11/11/21 (§ 5º do Art. 140)
PIS/PASEP - Documentos de cadastramento e inclusive pagamentos de abonos.	10 anos	Arts. 3º e 10 do Decreto-lei nº 2.052/83
RAIS	10 anos	Arts. 3º e 10 do Decreto-lei nº 2.052/83
Recibos de Pagamento de salário, bem como comprovante de crédito em conta corrente	30 anos	Enunciados nºs 95 e 206 do TST
Registro de empregados	tempo indeterminado	não prevista na legislação
Registro de Segurança de Caldeira	tempo indeterminado	não prevista na legislação
Relatórios de Acidentes do Trabalho e Doenças Ocupacionais/SESMT	5 anos	NR 4.12 da Portaria nº 3.214/78
Salário-Educação - Convênio	10 anos	Art. 16, da Instrução nº 2, de 11/12/95, FNDE
Contribuição Social sobre pagamentos de autônomos - Cópia do comprovante do carnê de recolhimento, bem como a inscrição do segurado autônomo perante o INSS, quando a empresa tenha optado pela incidência de 20% sobre o seu salário-de-contribuição.	10 anos	Lei Complementar nº 84/96; Decreto nº 1.826/96; Orientação Normativa nº 5, de 08/05/96; e Ordem de Serviço nº 151, de 28/11/96
Registro de dados do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - PPRA - NR 9	20 anos	Portaria nº 25, de 29/12/94; NR 9.3.8.2 da Portaria nº 3.214/78
Salário-Família (comprovantes de pagamentos, cópias das certidões e atestados de vacinações obrigatórias)	10 anos	Decreto nº 2.172, de 05/03/97 (RBPS) Art. 84 do RPS/99
Seguro-desemprego (CD e SD)	5 anos	Lei nº 8.900, de 30/06/94; Instrução Normativa nº 1, de 30/06/94; Resolução nº 71, de 26/10/94; Resolução nº 75, de 16/12/94; Resolução nº 393, de 08/06/04

Guarda de documentos - Armazenamento em meio eletrônico

30/05/80	O Parecer Normativo CST nº 21, de 30/05/80, permite que os documentos relativos a tributos de esfera federal sejam microfilmados. "Os documentos de interesse da fiscalização de tributos federais poderão ser exibidos ao fisco sob a forma de cópias obtidas a partir do processo de microfilmagem, desde que tais cópias atendam aos requisitos e às formalidades estabelecidas na Lei nº 5.433/68, e no Decreto nº 64.398/69 que a regulamentou. Os originais dos referidos documentos deverão, entretanto, ser conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se referirem (art.195, parágrafo único, do CTN), facultando-se aos agentes do fisco exigir sua apresentação sempre que entenderem necessário e oportuno fazê-lo no interesse da ação fiscalizadora e da segurança do controle fiscal." O Decreto em referência, foi revogado pelo Decreto nº 1.799, de 30/01/96, DOU de 31/01/96, que trouxe novas instruções sobre o procedimento de microfilmagem de documentos, dados e imagem, por meios fotográficos ou eletrônicos. A empresa que adotar este sistema, deverá obter previamente o registro junto ao Ministério da Justiça. Para documentos trabalhistas, pode-se seguir a mesma orientação, porém sempre estará sujeito a apresentação do original ou em certidão autenticada, conforme previsto no art. 830 da CLT.
13/12/02	A empresa que utiliza sistema de processamento eletrônico de dados para o registro de negócios e atividades econômicas, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária é obrigada a arquivar e conservar, devidamente certificados, os respectivos sistemas e arquivos, em meio digital ou assemelhado, durante 10 anos, à disposição da fiscalização (art. 8º da MP nº 83, de 12/12/02, DOU de 13/12/02 / art. 8º da Lei nº 10.666, de 08/05/03, DOU de 09/05/03).
09/07/12	Lei nº 12.682, de 09/07/12, de 10/07/12 Todos os documentos relativos a deveres e obrigações trabalhistas, incluídos aqueles relativos a normas regulamentadoras de saúde e segurança no trabalho, podem ser armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente (dados ou por imagens), conforme disposto na Lei nº 12.682, de 09/07/12, que dispôs sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
14/08/18	Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
12/04/19	A Portaria nº 211, de 11/04/19, DOU de 12/04/19, da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, dispôs sobre a assinatura e a guarda eletrônicas dos documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho no formato PDF. Foi Revogada pela Portaria nº 671, de 08/11/21, DOU de 11/11/21.
20/09/19	Lei nº 13.874, de 20/09/19, DOU de 20/09/19 (RT 077/2019), instituiu a Declaração de Direitos de Liberdade Econômica Art. 3º - São direitos de toda pessoa, natural ou jurídica, essenciais para o desenvolvimento e o crescimento econômicos do País, observado o disposto no parágrafo único do art. 170 da Constituição Federal: (...) X - arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público; (...)
18/03/20	Decreto nº 10.278, de 18/03/20, DOU de 19/03/20 Regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
11/11/21	O art. 184 do Decreto nº 10.854, de 10/11/21, DOU de 11/11/21, autorizou o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos relativos a deveres e obrigações trabalhistas, incluídos aqueles relativos a normas regulamentadoras de saúde e segurança no trabalho, compostos por dados ou por imagens, nos termos do disposto no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 09/07/12, no Decreto nº 10.278, de 18/03/20, no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 2019, e na Lei nº 13.709, de 14/08/18.