Departamento Pessoal

Registro de Pessoal

Registro de empregados

Dados que devem conter na Ficha ou Livro

Até 29/03/07, as orientações quanto ao registro de empregados, tanto no livro ou como na ficha, devem ser seguidas pela Portaria nº 3.626/91. 

A partir de 30/03/07, com a vigência da Portaria nº 41, de 28/03/07, DOU de 30/03/07, o sistema de registro de empregados, deverá conter as seguintes informações:

• nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade;
• número e série da CTPS;
• número de identificação do cadastro no PIS ou no PASEP;
• datas de admissão e desligamento;
• cargo e função (*);
• remuneração;
• jornada de trabalho;
• férias; e
• acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver.

Além desses dados, recomenda-se disponibilizar no livro ou ficha:

• espaço para colar fotografia do empregado;
• espaço para impressão digital do empregado (analfabeto);
• espaço suficiente para anotação das alterações do contrato de trabalho inicial e outras observações que interessem à proteção do trabalhador;
• assinatura do empregado.

Nota: O sistema de registro de empregado deverá estar atualizado e obedecer à numeração seqüencial por estabelecimento.

(*) profissões regulamentadas e profissões que dependem do registro de habilitação na DRT

A partir de 31/10/19, com a vigência da Portaria nº 1.195, de 30/10/19, DOU de 31/10/19, que disciplinou o registro de empregados e a anotação na Carteira de Trabalho e Previdência Social em meio eletrônico, os empregadores que mantiverem o sistema de registro através de livro ou fichas deverão efetuar as mesmas anotações previstas no sistema de registro dos empregados por meio eletrônico, inclusive, observando-se o mesmo prazo. O livro ou ficha de registro, deverá permanecer no estabelecimento ao qual o trabalhador estiver vinculado.

Cadastro do empregado (sistema interno)

No sistema interno de cadastro de empregados, recomenda-se manter os seguintes dados adicionais:

• nº do CBO;
• sindicato que está filiado;
• anotações da contribuição sindical;
• em se tratando de empregado estrangeiro, a par das especificações sobre o modelo e número da carteira de identidade respectiva, deverá ser informado se o mesmo é naturalizado, casado com brasileira e se tem filhos brasileiros;
• remuneração e forma de pagamento;
• local e horário de trabalho;
• beneficiários (dependentes);
• CPF(*), RG, Título Eleitoral, Certificado de Reservista ou CDI (Certificado de Dispensa da Incorporação) e outros de identificação civil e profissional do empregado;
• e-mail (**);
• tempo de serviço anterior para fins de aposentadoria;
• registro no conselho regional (profissões regulamentadas e profissões que dependem do registro de habilitação na DRT).

(*) A Instrução Normativa nº 462, de 19/10/04, DOU de 28/10/04, da Secretaria da Receita Federal, alterou a Instrução Normativa SRF nº 222, de 11 de outubro de 2002, que institui o Serviço Interativo de Atendimento Virtual, e aprovou os leiautes de referência dos cartões inteligentes (smart cards) para armazenamento de certificados digitais e-CPF e e-CNPJ.

(*) A Instrução Normativa nº 1.548, de 13/02/15, DOU de 19/02/15, da Secretaria da Receita Federal do Brasil, baixou novas instruções sobre o Cadastro de Pessoas Físicas (CPF).

(**) A Instrução Normativa nº 288, de 24/01/03, DOU de 27/01/03, da Secretaria da Receita Federal, permitiu a entrega do Comprovante de Rendimentos por meio de e-mail para a pessoa física que possua endereço eletrônico, ficando dispensado, neste caso, o fornecimento da via impressa. Recomenda-se também, a anotação do e-mail dos autônomos, diretores, etc.

É inútil anotar na ficha ou livro de registro, dados como:

• cor, cabelo, barba, bigode, olhos, altura e peso;
• data de opção no FGTS, uma vez que desde 05/10/88, todos passaram a qualidade de optante pelo regime do FGTS;
• documentos recebidos no ato do registro.

Operador de máquinas que realiza intervenções