eSocial - Procedimentos a partir do ano-base 2019, exercício 2020

De acordo com a Portaria nº 1.127, de 14/10/19, DOU de 15/10/19, a partir do ano-base 2019, exercício 2020, a RAIS passa a ser cumprida por meio do eSocial pelas empresas obrigadas à transmissão das seguintes informações de seus trabalhadores ao eSocial, referentes a todo o ano base:

• data da admissão, data de nascimento e CPF do trabalhador, que deverão ser prestadas até o dia imediatamente anterior ao do início das atividades do empregado, salvo as informações relativas aos servidores da administração pública direta, indireta ou fundacional, das esferas federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal, não regidos pela CLT, as quais deverão ser enviadas até o dia 15 do mês seguinte ao do início de suas atividades;
• data e motivo da rescisão de contrato, bem como os valores das verbas rescisórias devidas, que deverão ser prestadas nos prazos de: a) até o 10º dia, contado da data da extinção do vínculo, nas seguintes hipóteses: despedida sem justa causa, inclusive a indireta; extinção do contrato de trabalho; extinção total da empresa, fechamento de quaisquer de seus estabelecimentos, filiais; extinção normal do contrato a termo, inclusive o dos trabalhadores temporários regidos pela Lei nº 6.019, de 03/01/79; e suspensão total do trabalho avulso por período igual ou superior a 90 dias, comprovada por declaração do sindicato representativo da categoria profissional. b) até o dia 15 do mês seguinte em que ocorrer a extinção do vínculo, nos demais casos.
• valores de parcelas integrantes e não integrantes das remunerações mensais dos trabalhadores, com a correspondente discriminação e individualização dos valores, que deverão ser prestadas até o dia 15 do mês seguinte ao vencido.

Obs.: Para os demais casos em que não estejam sujeitos ao sistema eSocial, fica mantida a obrigação na forma atual, seguindo o disposto no Manual de Orientação do ano-base, que será publicado no mês de janeiro de cada ano, no portal www.rais.gov.br.

Programa Permanente de Consolidação, Simplificação e Desburocratização de Normas Trabalhistas - Vigência a partir de 11/12/21

A RAIS conterá elementos destinados a suprir as necessidades de controle, de estatística e de informações das entidades governamentais da área social, e subsidiar o pagamento do abono salarial, nos termos do disposto na Lei nº 7.998, de 11/01/90.

As informações relativas à RAIS serão declaradas:

• pelas pessoas jurídicas inscritas no CNPJ da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil do Ministério da Economia; e
• pelas pessoas naturais que tenham mantido empregados contratados no período referente às informações, exceto empregado doméstico.

Ato do Ministro de Estado do Trabalho e Previdência disporá sobre a forma de captação e processamento da RAIS.

A RAIS conterá as informações periodicamente solicitadas pelas instituições vinculadas ao Ministério do Trabalho e Previdência, especialmente em relação:

• ao cumprimento da legislação relativa ao Programa de Integração Social e para o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público - PIS/Pasep;
• às exigências da legislação de nacionalização do trabalho;
• ao fornecimento de subsídios para controle dos registros relativos ao FGTS;
• à viabilização da concessão do pagamento do abono salarial; e
• à coleta de dados indispensáveis à elaboração dos estudos técnicos, de natureza estatística e atuarial, dos serviços especializados do Ministério do Trabalho e Previdência.

A RAIS identificará:

• o empregador, pelo número de inscrição:no CNPJ; no Cadastro Nacional de Obras; e no Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física;
• o empregado, pelo número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas - CPF.

A obrigação da comunicação de admissões e dispensas instituída pela Lei nº 4.923, de 23/11/65, CAGED, passa a ser cumprida por meio do eSocial a partir da competência de janeiro 2020 para as empresas ou pessoas físicas equiparadas a empresas, mediante o envio das seguintes informações:

• data da admissão e número de inscrição do trabalhador no CPF, que deverão ser prestadas até o dia imediatamente anterior ao do início das atividades do trabalhador;
• salário de contratação, que deverá ser enviado até o dia quinze do mês seguinte em que ocorrer a admissão;
• data da extinção do vínculo empregatício e motivo da rescisão do contrato de trabalho, que deverão ser prestadas até o décimo dia seguinte ao da sua ocorrência;
• data da transferência de empregados para empresas do mesmo grupo econômico, consórcio, ou por motivo de sucessão, fusão, incorporação ou cisão de empresas, bem como o CNPJ do empregador sucessor que deverão ser prestadas até o dia quinze do mês seguinte ao da ocorrência;
• último salário do empregado, que deverá ser prestada até o dia quinze do mês seguinte em que ocorrer a alteração salarial;
• transferência de entrada e transferência de saída, que deverão ser prestadas até o dia 15 do mês seguinte a ocorrência;
• reintegração, que deverá ser prestada até o dia quinze do mês seguinte a ocorrência; e
• local de trabalho, horário contratual, informação de deficiência, quando houver, até o dia quinze do mês subsequente à admissão.

A substituição da obrigação para as pessoas jurídicas de direito público da administração direta, autárquica e fundacional, que adotem o regime jurídico previsto na CLT, bem como as organizações internacionais, as fundações públicas de direito privado, os consórcios públicos, os fundos públicos e as comissões polinacionais, ocorrerá na data de início da obrigatoriedade de envio dos eventos periódicos ao eSocial.

A obrigação contida no art. 24 da Lei nº 7.998, de 1990, combinada com o Decreto nº 76.900, de 23/12/75, que institui a RAIS, passa a ser cumprida por meio do eSocial, a partir do ano base 2019, pelas empresas obrigadas à transmissão das seguintes informações de seus trabalhadores ao eSocial, referentes a todo o ano base:

• data da admissão, data de nascimento e CPF do trabalhador, que deverão ser prestadas até o dia imediatamente anterior ao do início das atividades do empregado, salvo as informações relativas aos servidores da administração pública direta, indireta ou fundacional, das esferas federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal, não regidos pela CLT, as quais serão enviadas até o dia quinze do mês seguinte ao do início de suas atividades;
• dados do desligamento, com data e motivo, e os valores das verbas rescisórias devidas que deverão ser prestadas até o décimo dia seguinte ao da sua ocorrência;
• data da transferência de empregados entre empresas do mesmo grupo econômico, consórcio, ou por motivo de sucessão, fusão, incorporação ou cisão de empresas, bem como o CNPJ do empregador sucessor que deverão ser prestadas até o dia quinze do mês seguinte ao da ocorrência;
• valores de parcelas integrantes e não integrantes das remunerações mensais dos trabalhadores, com a correspondente discriminação e individualização dos valores, que deverão ser prestadas até o dia 15 do mês seguinte ao vencido; e
• local de trabalho, horário contratual, informação de deficiência, quando houver, até o dia 15 do mês subsequente à admissão.

Para as demais pessoas jurídicas de direito privado e de direito público, bem como pessoas físicas equiparadas a empresas, a substituição ocorrerá no ano-base em que estiverem obrigadas, durante todos os meses do referido ano, ao envio dos eventos periódicos ao eSocial.

Até que ocorra a substituição, as pessoas e entidades nele descritas deverão prestar as informações por meio do GDRAIS, atendido o disposto no Manual de Orientação do correspondente ano-base, que será publicado no portal gov.br.

O empregador obrigado ao eSocial que não prestar as informações na forma e prazo ou apresentá-las com incorreções ou omissões ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990.

Relação anual de informações sociais - RAIS

A declaração da RAIS pelas empresas e empregadores que não se enquadrem na obrigação, deverá observar os procedimentos aqui estabelecidos.

Orientações adicionais quanto à declaração da RAIS de cada ano-base constarão de Manual de Orientação, que será publicado no mês de janeiro de cada ano, no portal www.rais.gov.br.

A declaração deverá ser fornecida por meio eletrônico, mediante utilização do programa gerador de arquivos da RAIS - GDRAIS, que poderá ser obtido no endereço eletrônico.

Os estabelecimentos ou entidades que não tiveram vínculos laborais no ano-base poderão fazer a declaração acessando a opção - RAIS NEGATIVA - on-line - disponível no endereço eletrônico.

A entrega da RAIS é isenta de tarifa.

Estão obrigados a declarar a RAIS, por meio do GDRAIS:

• empregadores urbanos e rurais, conforme definido no art. 2º da CLT, e no art. 3º da Lei nº 5.889, de 08/06/73, respectivamente;
• filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior;
• autônomos ou profissionais liberais que tenham mantido empregados no ano-base;
• órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional dos governos federal, estadual, do Distrito Federal e municipal;
• conselhos profissionais, criados por lei, com atribuições de fiscalização do exercício profissional, e as entidades paraestatais;
• condomínios e sociedades civis; e
• cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas.

O estabelecimento inscrito no CNPJ que não manteve empregados ou que permaneceu inativo no ano-base está obrigado a entregar a RAIS - RAIS NEGATIVA - e preencher apenas os dados a ele pertinentes.

A exigência de apresentação da RAIS NEGATIVA não se aplica ao microempreendedor individual.

Para as empresas e empregadores já obrigados à prestação de informações ao eSocial, o cumprimento da obrigação será feito exclusivamente pelo eSocial.

O empregador, ou aquele legalmente responsável pela prestação das informações, relacionará na RAIS de cada estabelecimento os vínculos laborais havidos ou em curso no ano-base, e não apenas os existentes em 31 de dezembro, que abranjam:

• empregados urbanos e rurais, contratados por prazo indeterminado ou determinado, ou para prestação de trabalho intermitente;
• trabalhadores temporários, regidos pela Lei nº 6.019, de 1974;
• diretores sem vínculo empregatício para os quais o estabelecimento tenha optado pelo recolhimento do FGTS;
• servidores da administração pública direta ou indireta federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal e das fundações supervisionadas;
• servidores públicos não-efetivos, demissíveis "ad nutum" ou admitidos por meio de legislação especial, não regidos pela CLT;
• empregados dos cartórios extrajudiciais;
• trabalhadores avulsos, aqueles que prestam serviços de natureza urbana ou rural a diversas empresas, sem vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória do sindicato da categoria, nos termos da Lei nº 12.023, de 27/08/09, ou do órgão gestor de mão de obra, nos termos da Lei nº 12.815, de 05/06/13;
• trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos pela Lei nº 9.601, de 21/01/98;
• aprendiz contratado nos termos do art. 428 da CLT, regulamentado pelo Decreto nº 9.579, de 22/11/18;
• trabalhadores com contrato de trabalho por tempo determinado, regidos pela Lei nº 8.745, de 09/12/93;
• trabalhadores rurais, regidos pela Lei nº 5.889, de 1973;
• trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos por lei estadual;
• trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos por lei municipal;
• servidores e trabalhadores licenciados;
• servidores públicos cedidos e requisitados; e
• dirigentes sindicais.

É obrigatória a utilização de certificado digital válido, padrão ICP Brasil, para a transmissão da declaração da RAIS por todos os estabelecimentos que possuem a partir de 10 vínculos, e para o envio de arquivos que contenham 10 vínculos ou mais.

As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital:

• de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, tipo eCNPJ; ou
• do responsável pela entrega da declaração, do tipo eCPF ou eCNPJ.

O recibo de entrega será gerado em 5 dias úteis após a entrega da declaração, por meio do endereço eletrônico http://www.rais.gov.br - opção "declaração Já Entregue"/"Impressão de Recibo de Entrega".

A empresa deverá manter em sua guarda, e poderá utilizar de armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente, no prazo de 5 anos a contar da data de envio, cópia do arquivo e do recibo de entrega da RAIS, para fins de comprovação perante a fiscalização do trabalho.

O Auditor-Fiscal do Trabalho somente poderá exigir a apresentação dos documentos previstos no caput se as informações não estiverem disponíveis nos sistemas internos do Ministério do Trabalho e Previdência.

A RAIS de exercícios anteriores deverá ser declarada com a utilização do aplicativo GDRAIS Genérico e os valores das remunerações deverão ser apresentados na moeda vigente no respectivo ano-base.

É obrigatória a utilização de certificado digital válido padrão ICP Brasil para a transmissão da declaração da RAIS de exercícios anteriores, exceto para a transmissão da RAIS NEGATIVA.

A cópia da declaração da RAIS, de qualquer ano-base, poderá ser solicitada pelo estabelecimento declarante por meio do portal de serviços do governo federal no endereço www.gov.br.

O empregador que não entregar a RAIS, omitir informação ou prestar declaração falsa ou inexata fica sujeito às penalidades previstas em legislação específica.

Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - CAGED

Os empregadores, que não estão obrigados à cumprir por meio do eSocial, deverão seguir as instruções para prestação de informações previstas, conforme segue:

• CAGED, instituído pela Lei nº 4.923, de 1965; e
• Seguro-Desemprego, nos termos do inciso I do art. 7º e do art. 24 da Lei nº 7.998, de 1990.

O Aplicativo do CAGED Informatizado - ACI será utilizado para gerar e analisar o arquivo do CAGED, pelas empresas nas quais tenha ocorrido movimentação de empregados regidos pela CLT.

O arquivo gerado será enviado ao Ministério do Trabalho e Previdência por meio do portal gov.br.

A empresa deverá manter em sua guarda e poderá utilizar de armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente, no prazo de cinco anos a contar da data de envio, cópia do arquivo, do recibo de entrega e do extrato da movimentação processada, para fins de comprovação perante a fiscalização do trabalho.

O Auditor-Fiscal do Trabalho somente poderá exigir a apresentação dos documentos se as informações não estiverem disponíveis nos sistemas internos do Ministério do Trabalho e Previdência.

As empresas que possuem mais de um estabelecimento devem remeter ao Ministério do Trabalho e Previdência arquivos específicos a cada estabelecimento.

É obrigatória a utilização de certificado digital válido, padrão ICP Brasil, para a transmissão da declaração do CAGED por todos os estabelecimentos que possuem dez ou mais trabalhadores no 1º dia do mês de movimentação.

As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital:

• de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, tipo e CNPJ; ou
• do responsável pela entrega da declaração, do tipo eCPF ou eCNPJ.

As informações prestadas fora do prazo deverão ser declaradas obrigatoriamente com a utilização de certificado digital válido padrão ICP Brasil.

As respectivas informações deverão ser prestadas à Secretaria de Trabalho do Ministério do Trabalho e Previdência até o dia 7 do mês subsequente àquele em que ocorreu a movimentação de empregados.

As informações relativas a admissões deverão ser prestadas:

• na data de início das atividades do empregado, quando este estiver em percepção do Seguro-Desemprego ou cujo requerimento esteja em tramitação; e
• no prazo estipulado em notificação para comprovação do registro do empregado, lavrada em ação fiscal conduzida por Auditor-Fiscal do Trabalho.

As referidas informações suprirão os fins referidos, o que dispensará a obrigação, relativamente às admissões informadas.

O empregador que não prestar as informações no prazo previsto, omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata, ficará sujeito às penalidades previstas em legislação específica.

Além das penalidades administrativas, os responsáveis por meios fraudulentos na habilitação ou na percepção do Seguro-Desemprego serão punidos civil e criminalmente, nos termos da lei.

A declaração deverá ser fornecida por meio eletrônico, mediante utilização do programa gerador de arquivos da RAIS - GDRAIS, que poderá ser obtido no endereço eletrônico de que trata o § 1º.

Os estabelecimentos ou entidades que não tiveram vínculos laborais no ano-base poderão fazer a declaração acessando a opção - RAIS NEGATIVA - on-line.

A entrega da RAIS é isenta de tarifa.

Estão obrigados a declarar a RAIS, por meio do GDRAIS:

• empregadores urbanos e rurais, conforme definido no art. 2º da CLT, e no art. 3º da Lei nº 5.889, de 08/06/73, respectivamente;
• filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior;
• autônomos ou profissionais liberais que tenham mantido empregados no ano-base;
• órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional dos governos federal, estadual, do Distrito Federal e municipal;
• conselhos profissionais, criados por lei, com atribuições de fiscalização do exercício profissional, e as entidades paraestatais;
• condomínios e sociedades civis; e
• cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas.

O estabelecimento inscrito no CNPJ que não manteve empregados ou que permaneceu inativo no ano-base está obrigado a entregar a RAIS - RAIS NEGATIVA - e preencher apenas os dados a ele pertinentes.

A exigência de apresentação da RAIS NEGATIVA não se aplica ao microempreendedor individual.

Para as empresas e empregadores já obrigados à prestação de informações ao eSocial, o cumprimento da obrigação será feito exclusivamente pelo eSocial.

O empregador, ou aquele legalmente responsável pela prestação das informações, relacionará na RAIS de cada estabelecimento os vínculos laborais havidos ou em curso no ano-base, e não apenas os existentes em 31 de dezembro, que abranjam:

É obrigatória a utilização de certificado digital válido, padrão ICP Brasil, para a transmissão da declaração da RAIS por todos os estabelecimentos que possuem a partir de 10 vínculos, e para o envio de arquivos que contenham 10 vínculos ou mais.

As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital:

• de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, tipo eCNPJ; ou
• do responsável pela entrega da declaração, do tipo eCPF ou eCNPJ.

O recibo de entrega será gerado em cinco dias úteis após a entrega da declaração, por meio do endereço eletrônico http://www.rais.gov.br - opção "declaração Já Entregue"/"Impressão de Recibo de Entrega".

A empresa deverá manter em sua guarda, e poderá utilizar de armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente, no prazo de cinco anos a contar da data de envio, cópia do arquivo e do recibo de entrega da RAIS, para fins de comprovação perante a fiscalização do trabalho.

O Auditor-Fiscal do Trabalho somente poderá exigir a apresentação dos documentos se as informações não estiverem disponíveis nos sistemas internos do Ministério do Trabalho e Previdência.

A RAIS de exercícios anteriores deverá ser declarada com a utilização do aplicativo GDRAIS Genérico e os valores das remunerações deverão ser apresentados na moeda vigente no respectivo ano-base.

É obrigatória a utilização de certificado digital válido padrão ICP Brasil para a transmissão da declaração da RAIS de exercícios anteriores, exceto para a transmissão da RAIS NEGATIVA.

A cópia da declaração da RAIS, de qualquer ano-base, poderá ser solicitada pelo estabelecimento declarante por meio do portal de serviços do governo federal no endereço www.gov.br.

A Portaria nº 688, de 24/04/09, DOU de 27/04/09, do Ministério do Trabalho e Emprego, atualizou os valores das multas aplicadas pelo descumprimento da obrigação de declaração da RAIS, alterando o artigo 2º da Portaria nº 14, de 10 de fevereiro de 2006.