Cadastramento

Via de regra, todos os empregados, inclusive os funcionários públicos, devem ser cadastrados no PIS/PASEP. Praticamente, o número deste documento é informado em quase todos outros documentos pertencentes a rotina de pessoal, tais como: RAIS, CAGED, FGTS/SEFIP, INSS, Seguro-Desemprego, TRCT, etc.

Desde 30/01/97, com o advento da Portaria nº 1, de 28/01/97, DOU de 30/01/97, da Secretaria de Políticas de Emprego e Salário, a DRT faz automaticamente o cadastramento no PIS/PASEP na ocasião da emissão da 1ª via da CTPS (primeiro).

No entanto, a cada nova admissão de empregados, deve-se verificar na CTPS (página de "Anotações Gerais"), se já existe o carimbo e/ou cartão do PIS/PASEP.

Nota: Desde 13/11/91, com o advento da Portaria nº 3.626/91, não mais se anota e nem se carimba o PIS/PASEP na CTPS.

Havendo, é claro que não precisa cadastrar novamente, bastando apenas anotar na ficha ou página do livro de registro de empregados.

Em não havendo, deve-se obedecer as seguintes etapas:

• verifique se o funcionário extraviou ou perdeu o cartão. No caso de extravio ou perda, encaminhe o funcionário à CEF ou ao Banco do Brasil (conforme o caso), a fim de obter uma segunda via.
• se o funcionário já trabalhou anteriormente, solicite o retorno novamente à empresa anterior, a fim de obter o cartão ou, caso não tenha sido cadastrado, uma carta formalizando o não cadastramento.
• se não há cartão, porém existe apenas o número, utilize o formulário FPC - Ficha de Pesquisa Cadastral, e encaminhe à CEF ou ao Banco do Brasil (conforme o caso). O objetivo é confirmar se o número está correto, pois o número do PIS/PASEP informado incorretamente na RAIS, acarreta multas pesadas.

Passando por essas fases e concluída a pesquisa, então parte-se para o cadastramento.

Até 04/03/12, o cadastramento no PIS/PASEP era efetuado através do formulário DCT - Documento de Cadastramento do Trabalhador (Decreto nº 97.936, de 10/07/89, DOU de 11/07/89).

A partir 05/03/12, foi substituído pelo formulário DCN - Documento de Cadastramento do NIS.(Circular nº 574, de 02/03/12, DOU de 05/03/12).

Desde 03/07/14, o cadastramento do trabalhador no Cadastro NIS é realizado pela empresa "On-line", por meio de acesso direto a aplicação da CAIXA ou "em lote", realizado pelo envio de arquivo por meio do Conectividade Social - CNS. O cadastramento via DCN (Documento de Cadastramento do NIS) foi utilizado até 31/10/2014 (Circular n° 659, de 01/07/14, DOU de 03/07/14).

Não há prazo a ser obedecido para o cadastramento, porém o cadastramento deverá ocorrer até o dia 7 do mês subseqüente ao da admissão (data do vencimento para recolhimento do FGTS), porque o número do PIS/PASEP deverá constar na SEFIP. Lembrando que o nº do PIS/PASEP serve de controle de todos os depósitos do FGTS do empregado, pela CEF.

Após o cadastramento, anota-se na ficha ou página do livro de registro de empregados.

Enunciado do TST nº 300

PIS convertido

Via de regra, cada empregado deve possuir um único número de PIS. Mas, por erros ou acidentes diversos poderão ocorrer dois cadastramentos sob o mesmo empregado.

O sistema da CAIXA ao detectar esta duplicidade, cancela uma e atribui a outra como "PIS convertido", atualizando o sistema do FGTS, bem como para a Previdência Social. A partir daí o número do "PIS convertido" deverá ser utilizado para todas as rotinas.

Infelizmente este procedimento da CAIXA não é informado à empresa e muito menos ao empregado. Na maioria dos casos, descobre-se na hora de receber benefícios, gerando uma grande confusão e perda de tempo. E o pior, inexiste qualquer manual de orientação para solução de cada caso. O suporte 0800 da CAIXA é praticamente inoperante, iniciando-se pela dificuldade de estabelecer um contato.

Seguro-Desemprego

A CAIXA não possui um sistema integrado com o Ministério do Trabalho, consequentemente o trabalhador terá problema na hora de receber o benefício, porque a RAIS e o CAGED foram informados com o PIS/PASEP antigo. Assim, o trabalhador deverá entrar com recurso no pedido de seguro-desemprego na agência regional do Ministério do Trabalho e Emprego, que pode levar até 6 meses para receber o respectivo benefício.

Saque do FGTS

O número de inscrição do PIS/PASEP é a chave principal de identificação do titular da conta vinculada no FGTS. Assim, se o número do PIS/PASEP foi convertido e a empresa manteve os depósitos no PIS/PASEP antigo, a Circular nº 314, de 31/10/07, DOU de 05/11/07, da Caixa Econômica Federal, estabeleceu as seguintes orientações abaixo:

a) Na hipótese de erro na informação do PIS/PASEP para todas as remunerações atribuídas em favor do trabalhador, a retificação do campo deve ocorrer mediante registro de alteração cadastral do SEFIP, observando orientação contida na Circular CAIXA 315/2007* que trata da retificação ao FGTS por meio desse aplicativo.

b) Na hipótese de erro na informação do PIS/PASEP para uma ou algumas remunerações atribuídas em favor do trabalhador, é exigida a apresentação à CAIXA do formulário "Retificação/Protocolo de Dados do FGTS", acompanhado do formulário RDT.

O processamento de retificação mediante formulário RDT, RDE e Retificação do Recolhimento Rescisório, sensibiliza somente o cadastro do FGTS e não desobriga o empregador de remeter à Previdência Social, no modelo por ela definido, o SEFIP retificador ou Pedido de Exclusão.

Deve ser observada orientação contida na Circular CAIXA 315/2007* que trata da retificação ao FGTS por meio do SEFIP e no Manual da GFIP para Usuário do SEFIP.

(*) Leia-se: Circular CAIXA 415/2007