• Prepare um resumo detalhado dos tópicos a serem discutidos.
• Determine os objetivos a serem alcançados. Faça uma lista dos pontos a serem salientados.

• Determine qual a aproximação a ser usada o que dizer, como dizer, como introduzir tópicos e idéias, como controlar a discussão. Estabeleça um horário: qual a duração da reunião. Estabeleça um horário qual a duração da reunião, qual o tempo necessário à discussão de cada tópico e de cada problema.

• Os panfletos, as folhas de informação, os materiais de referência que deverão ser usados.
• Cartões, diagramas, gráficos, cartazes, suficiente espaço de quadro-negro, giz, apagador, flip-chart, vídeo, datashow e fitas e todo o material necessário às demonstrações.

• Certifique-se de que todos podem ver e ouvir bem.
• Certifique-se de que todos se sentem confortáveis: mesa, cadeiras em número suficiente, cinzeiros, temperatura, luz e ventilação adequadas, ausência de ruídos, etc.

COMO LIDERAR UMA REUNIÃO ?

• Cumprimente o grupo.
• Faça observações de introdução.
• Coloque o grupo à vontade.
• Mostre qual o objetivo da reunião, qual o problema a ser discutido e quais os objetivos que se deseja alcançar.
• Indique o método a ser usado.

• Inicie a discussão: exponha os fatos; faça perguntas diretas ou gerais; dê uma opinião; use demonstrações, filmes ou auxílios visuais de qualquer espécie.
• Encoraje a participação - troca de idéias e de experiências; faça com que todos participem
• Controle a discussão - evite ressentimentos que possam surgir dos argumentos apresentados; evite que um membro do grupo monopolize a discussão.
• Mantenha a discussão dentro do assunto - resuma com freqüência, analise o desenvolvimento da discussão.

• Reajuste as idéias e as opiniões de modo que a maior parte do grupo as aceite. Peça constantemente que as opiniões e as idéias apresentadas sejam expressas novamente.
• Faça muitas tentativas até que as conclusões sejam aceitas pela maioria do grupo.

• Mostre os pontos altos da reunião. Faça uma avaliação das idéias, das opiniões, das sugestões e das experiências apresentadas.
• Chegue a conclusões ou a soluções - indique o que foi conseguido com a reunião.
• Determine um plano de ação a ser tomado.