Recursos Humanos

Planejamento Estratégico de RH

Elementos Básicos do Planejamento

Controle

Controle é uma função administrativa estreitamente ligada ao planejamento, pois, logo que um plano é posto em prática, deve surgir o controle para acompanhar sua execução, apontando possíveis desvios e indicando as ações corretivas quando aqueles ocorrerem. É evidente portanto que, quanto mais claro, completo e coordenado o planejamento, mais preciso será o controle.

Atualmente, considera-se que mesmo o planejamento deve, quando possível, permitir o controle antecipado, isto é, a verificação e a correção de desvios antes que ocorram ou tão logo ocorram.

O processo de controle está basicamente dividido em duas etapas:

• avaliação do desempenho;
• correção dos desvios.

Avaliação do Desempenho

A avaliação do desempenho depende do confronto ou da comparação dos resultados obtidos na execução das atividades com as previsões ou padrões contidos nos planos. Essa avaliação pode referir-se a previsões ou padrões quantitativos, como por exemplo, quantidades de produtos, velocidade de produção, volume de rejeições na fabricação e dados semelhantes; ou a previsões e padrões monetários, tais como lucros, custos ou investimentos. Nesse caso, a comparação de resultados com previsões ou padrões é bastante simples, pois estes são precisos e claros.

A avaliação do desempenho também pode referir-se a objetivos não quantificáveis, como por exemplo, um alto nível de motivação por parte dos funcionários da empresa, ou o aumento do prestígio  da empresa na comunidade. Aqui, os meios de determinarmos se uma ação favorece ou dificulta a realização desses objetivos tornam-se menos precisos, dependendo de levantamentos minuciosos de informações entre administradores e funcionários da empresa e o público em geral.

Por essa razão é difícil avaliar o desempenho da própria administração da empresa, recorrendo-se, então, a padrões gerais de análise tais como o estado financeiro da empresa, a atitude dos subordinados, o entusiasmo demonstrado pelo administrador no trabalho, a opinião de outros administradores e o êxito geral da unidade chefiada.

Correção dos Desvios

A correção dos desvios envolve a decisão sobre medidas corretivas do desempenho verificado, o que significa ou a manutenção dos planos tal como foram formulados, ou, em alguns casos, um novo traçado de planos. Quando o controle exige um novo planejamento, as duas funções se superpõem.

A correção "a priori" dos desvios pode ocorrer na medida em que a administração ganhe experiência com determinados tipos de planos. Aqui, o próprio planejamento incluirá provisões destinadas a impedir a reincidência de erros, ou ações específicas de correção automática de desvios.

O controle nos sistemas organizados

Considera-se, atualmentte, que o controle não é exclusivo das empresas, e, sim, um processo encontrado em todos os sistemas organizados, sejam eles físicos, biológicos ou sociais.

Segundo esse conceito, todos os tipos de sistemas organizados são controlados mediante a verificação de informações, que revela erros na realização dos objetivos e inicia uma ação. Assim, os sistemas organizados usam parte de sua energia para verificar informações, isto é, confrontar o desempenho do sistema com um padrão e estabelecer as correções necessárias quando ocorram desvios.

ENTRADA (Recursos, Planos)	OPERAÇÃO		DESCOBERTA DE DESVIOS	SAÍDA (Objetivos)
		CORREÇÃO

Requisitos de controle eficaz

Há requisitos básicos que devem ser considerados no estabelecimento de um controle eficaz nas empresas. Em primeiro lugar, o controle deve propiciar informações imediatas à administração. Esse é o requisito de oportunidade, de grande importância para a continuidade da ação administrativa. Se, por exemplo, o controle contábil estiver desatualizado, a administração penderá a oportunidade de estabelecer ações corretivas na execução orçamentária. Disso poderão resultar sérias dificuldades financeiras para a empresa.

Em seguida o controle deve apontar as discrepâncias ou desvios somente nos pontos cruciais dos planos. Um desvio de 20%¨no gasto de selos pelo escritório da empresa em relação ao orçamento não tem, de nenhuma forma, a importância de um desvio de 5% no custo da mão-de-obra da fábrica. Assim, o controle deve referir-se ao segundo e não ao primeiro tipo de discrepância, acentuado a necessidade de correção do orçamento ou de providências para a suplementação de verbas.

Em terceiro lugar, o controle deve ser flexível. Por exemplo, um orçamento pode programar um certo nível de despesas. Suponhamos que esse orçamento esteja baseado numa previsão de deteminado nível de vendas. Se, como muitas vezes acontece, o volume real de vendas for superior ou inferior ao previsto, o controle da execução orçamentária deverá levar em conta essas variações, reajustando-se o orçamento original.

Além disso, o controle deve refletir os padrões gerais de atuação na empresa. Se, no departamento de compras, existem normas rígidas de controle na execução das compras, não será adequado admitir que o departamento de importação tenha controles menos rígidos ou mesmo não tenha controle algum.

Em quinto lugar, o controle deve ser econômico. Dependendo do tamanho da empresa e da importância dos problemas por ela enfrentados, o controle deve ser simplificado, pois seu custo pode não compensar a existência do seu sistema. Se, por exemplo, são adotados sistemas complexos de controle orçamentário por uma empresa de pequeno porte, isso pode sobrecarregar os custos de operação da empresa de tal forma que se torne desaconselhável mantê-los.

Por último, o controle deve ser traduzido em informações compreensíveis. Os sistemas de controle que se baseiam em fórmulas matemáticas, gráficos, análises minuciosas e sumários estatísticos são, via de regra, incompreensíveis para o administrador que deve fazer uso deles para efetivamente exercer a atividade de controle. Nesse caso, é conveniente traduzir as informações desses sistemas em linguagem acessível, possibilitando as decisões da administração.

Conclusão

O controle administrativo pode contribuir para o exato cumprimento dos planos propostos pela administração, tornando-se, então, base de atuação eficaz da empresa.

Devemos observar que o controle administrativo se aplica a qualquer tipo de desempenho, mas ganha especial importância quando se refere ao desempenho humano. Isso fica bastante claro quando consideramos os sistemas automáticos de informações: os mecanismos reguladores de funcionamento desses sistemas dependem do desempenho de pessoas e devem, em última análise, fornecer elementos de decisão para a administração da empresa.

Lembremos também, à medida que as empresas crescem e se tornam mais complexas, o controle não pode mais depender da simples observação de desempenho. É por esta razão que os controles tendem a se tornar mais abstratos e complexos, exigindo planos precisos.

Além disso, em virtude da grande variedade de áreas de atuação da empresa, o controle deve obedecer a requisitos técnicos, pois o sistema de levantamento de informações que se aplica à contabilidade, por exemplo, pode não ser adequado ao controle de qualidade dos produtos.

A maior parte dos controles se destina a fins específicos, sendo parciais, isto é, aplicando-se a uma parte da empresa. Recentemente, porém, começou a haver uma ênfase na avaliação do desempenho global da empresa através de técnicas especiais.

O controle do desempenho global, no entanto, não prescinde de controles parciais, como, por exemplo, o controle financeiro, o controle de qualidade de produtos e o controle de vendas.