Recursos Humanos

Administração de Cargos e Salários

Descrição e Análise de Cargos

Métodos de obtenção das informações

Entrevista

A entrevista é uma conversação dirigida a um propósito definido de não uma simples conversa informal.

A elaboração da descrição de cargos começa com uma entrevista pessoal com o ocupante do cargo em questão e termina numa descrição escrita, com base nas informações obtidas.

Para isso é necessário compreender que tipo de informações precisamos obter durante a entrevista e quais as técnicas que devemos utilizar para coletá-las.

Basicamente temos: INFORMAÇÕES => ENTREVISTA => DESCRIÇÃO

Precisamos desenvolver também uma postura de empatia colocando-nos no lugar do empregado que estamos entrevistando, evitando preconceitos, respeitando o entrevistado e procurando, assim, conquistar sua confiança.

Outro fenômeno que devemos evitar é o da "transferência", que é a tendência do entrevistador de projetar em seu interlocutor suas idéias e sentimentos.

Para obter as informações necessárias, a principal ferramenta de trabalho do entrevistador é a pergunta.

Sua perfeita função depende de um verdadeiro artesanato, que vai se desenvolvendo com o passar do tempo.

Perguntar é uma arte que requer técnica, intuição e treinamento.

A preparação de uma entrevista consiste em:

• ouvir a chefia sobre as atividades desempenhadas no órgão;
• selecionar os empregados a serem entrevistados;
• ser apresentado ao empregado pela chefia imediata.

A entrevista deve iniciar-se com um cumprimento receptivo, maneiras francas e cordiais, um sorriso sincero, desenvolvendo um clima de confiança. A este processo dá-se o nome de "rapport". É, em suma, a relação em que o empregado toma a liberdade de falar livremente. No "rapport" deve-se evitar exageros, artifícios com maneiras extravagantes, malícia, etc.

Isto tudo porque a entrevista cria uma expectativa no empregado e faz com que ele se coloque numa postura defensiva.

É muito importante, portanto, que desde logo o Analista informe a finalidade da entrevista e, se necessário, justifique o por quê da empresa requer essas informações.

Eliminadas as dúvidas, num clima mais ameno, inicia-se coleta de informações.

Quando o trabalho é manual, o empregado deve mostrar "o que faz" e "como faz", junto aos equipamentos ou ferramentas que opera.

Será aconselhável pedir que o empregado discrimine as tarefas:

• por ordem cronológica;
• por ordem de importância;
• se são tarefas diárias, periódicas ou ocasionais.

Quando o trabalho é de escritório a entrevista deve ser feita junto a mesa do empregado, consultando formulários, relatórios, gráficos, manuais, máquinas utilizadas, etc., para um perfeito entendimento do conteúdo do cargo.

Já os cargos técnicos são muito variados: há os Projetistas que trabalham sobre uma prancheta, há os Técnicos de Operação que se deslocam continuamente.

Para os Projetistas a entrevista deverá ser como para cargos de escritório, junto aos seus instrumentos de trabalho e para os Técnicos, o Analista deverá percorrer os locais onde o empregado trabalha, para conhecê-los. Nas áreas operacionais, o Analista deve precaver-se com o uso de todas as medidas de segurança estabelecidas.

A técnica de interrogar

A técnica de interrogar o entrevistado:

• evitar confusão: as perguntas devem ser feitas uma de cada vez, como também os assuntos específicos a serem tocados;
• evitar "interrogatório policial": o empregado deve sentir-se o centro das atenções, sem contudo perceber que está sendo submetido a um tratamento que pode parecer brusco ou irreverente;
• evitar perguntas orientadoras: não forçar o sentido das respostas ou duplo sentido com perguntas como: o seu trabalho é difícil não é mesmo ? ou o seu trabalho é fácil, não é?
• estimular o entrevistado a raciocinar e dar argumentos e idéias lógicas com perguntas como: o que o Sr. Me diz da complexidade do seu trabalho ?;
• evitar respostas monossilábicas e aquelas que pareçam óbvias;
• manter um equilíbrio certo nas interrogações, evitando perguntas ingênuas ou exíguas de conteúdo, que podem prejudicar o andamento da entrevista.

A outra etapa da entrevista procura enfocar o grau em que certos fatores são exigidos para o desempenho correto do cargo.

Alguns fatores analisados são os que se referem a:

• requisitos mentais;
• requisitos físicos;
• responsabilidades;
• condições de trabalho.

Esta é uma etapa que deve ser conduzida com muito cuidado, já que a opinião do empregado pode ser relativa, dada a sua posição de interessado direto.

Cabe ao Analista obter informações indiretas, que deverá complementar com suas impressões pessoais. Assim, ao invés de perguntar qual o nível de escolaridade exigido pelo cargo, o Analista deve pesquisar quais os conhecimentos teóricos específicos requeridos por cada tarefa. Ao final, o Analista estará apto a estimar o nível escolar equivalente aos conhecimentos informados.

A análise deve se concentrar nos requisitos exigidos basicamente pelo cargo e não nos eventuais qualificativos de um determinado empregado.

Anotações

Tomar notas é essencial. Enquanto o entrevistado estiver falando, o Analista deve ouvir, tomar notas sobre o que irá necessitar depois de planejar a próxima pergunta.

Não será possível anotar tudo o que for dito, portanto é necessário que o Analista desenvolva um método próprio de abreviações de palavras e de uso de sinais gráficos significativos, de forma que possa entender o que escreveu, anotando o que é realmente importante.

Encerramento da entrevista

Quando o Analista estiver certo de que obteve todas as informações que necessita, conclui a entrevista de uma forma positiva, certo de que conseguiu despertar simpatia no entrevistado, informando que em caso de dúvida voltará a pedir sua ajuda e colocando-se à disposição para qualquer esclarecimento ou informação que este necessitar.

Para complementar a análise dá-se, à chefia imediata do entrevistado, um retorno dos dados levantados.

O Analista procurará detectar os pontos em que o chefe sobrestima seus subordinados e tentará contornar tais situações através de fatos concretos e comparação com outros cargos semelhantes da organização.

Ao final o chefe deverá assinar a descrição consensada, e, em casos de divergências, estas deverão ser anotadas como observações.

Problemas que podem ser encontrados

O Analista deve ter certa flexibilidade diante das mais variadas posturas ou vários tipos de empregados que serão entrevistados:

• haverá tipos positivos que procurarão colaborar todo o tempo;
• os curiosos ou desconfiados demorarão a assentir em cooperar;
• haverá aqueles que, no momento, passam por problemas pessoais e poderão embaraçar a entrevista (podem se recusar a prestar informações). Neste caso, embora o Analista não deva insistir, deverá esclarecer as vantagens que advirão do processo;
• haverá aqueles que vão querer saber se terão vantagens salariais ou funcionais;
• outros poderão fazer críticas construtivas a problemas de métodos, processos, normas, etc.

O importante, em qualquer destes casos, é o Analista manter sempre uma atitude discreta, procurando evitar choques e comentários com terceiros sobre o que for discutido individualmente. O não compromisso é a melhor atitude. Qualquer partidarismo ocasionará antipatias e conflitos, de um ou outro lado.