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Liderança de reunião - Método TWI (5ª fase)

De origem norte-americana, o método Training Within Industry - TWI surgiu no Brasil em 1952, pela Comissão Brasileiro-Americana de Educação Industrial (CBAI). Em São Paulo, é difundido pela Secretaria do Trabalho, e para outros estados é ministrado pelos órgãos do SENAI.

A sua 5ª fase, do método, ensina como estar preparado para liderar uma reunião, então vejamos:

 

FAÇA UM RESUMO:

Prepare um resumo detalhado dos tópicos a serem discutidos.

Determine os objetivos a serem alcançados. Faça uma lista dos pontos a serem salientados.

 

PLANEJE A DIREÇÃO DA REUNIÃO:

Determine qual a aproximação a ser usada o que dizer, como dizer, como introduzir tópicos e idéias, como controlar a discussão. Estabeleça um horário: qual a duração da reunião. Estabeleça um horário qual a duração da reunião, qual o tempo necessário à discussão de cada tópico e de cada problema.

 

TENHA PRONTO TODO O MATERIAL:

Os panfletos, as folhas de informação, os materiais de referência que deverão ser usados.

Cartões, diagramas, gráficos, cartazes, suficiente espaço de quadro-negro, giz, apagador, flip-chart, vídeo e fitas e todo o material necessário às demonstrações.

 

MANTENHA O LOCAL DA REUNIÃO CONVENIENTEMENTE ARRUMADO:

Certifique-se de que todos podem ver e ouvir bem.

Certifique-se de que todos se sentem confortáveis: mesa, cadeiras em número suficiente, cinzeiros, temperatura, luz e ventilação adequadas, ausência de ruídos, etc.

 

COMO LIDERAR UMA REUNIÃO

PONTO 1

INICIE A REUNIÃO

  • Cumprimente o grupo.
  • Faça observações de introdução.
  • Coloque o grupo à vontade.
  • Mostre qual o objetivo da reunião, qual o problema a ser discutido e quais os objetivos que se deseja alcançar.
  • Indique o método a ser usado.

PONTO 2

ORIENTE A DISCUSSÃO

  • Inicie a discussão:
  • exponha os fatos;
  • faça perguntas diretas ou gerais;
  • dê uma opinião;
  • use demonstrações, filmes ou auxílios visuais de qualquer espécie.
  • Encoraje a participação - troca de idéias e de experiências; faça com que todos participem
  • Controle a discussão - evite ressentimentos que possam surgir dos argumentos apresentados; evite que um membro do grupo monopolize a discussão.
  • Mantenha a discussão dentro do assunto - resuma com freqüência, analise o desenvolvimento da discussão.

PONTO 3

CONSIGA ACEITAÇÃO DOS RESULTADOS

  • Reajuste as idéias e as opiniões de modo que a maior parte do grupo as aceite. Peça constantemente que as opiniões e as idéias apresentadas sejam expressas novamente.
  • Faça muitas tentativas até que as conclusões sejam aceitas pela maioria do grupo.

PONTO 4

RESUMA A DISCUSSÃO

  • Mostre os pontos altos da reunião. Faça uma avaliação das idéias, das opiniões, das sugestões e das experiências apresentadas.
  • Chegue a conclusões ou a soluções - indique o que foi conseguido com a reunião.
  • Determine um plano de ação a ser tomado.