Eficiência das reuniões

Para atingir o maior rendimento possível, nas reuniões de CCQ o líder deve conduzi-las de modo objetivo e democrático.

Alguns pontos básicos, à serem observados:

• o preparo de uma agenda de reuniões abrangendo no mínimo um mês de atividades. Todos os participantes devem ser comunicados com a devida antecedência de realização de reuniões ou alterações.

• a providência de um local adequado para as reuniões, onde haja acomodações para todos poderem sentar e tomar anotações. É sempre necessário dispor de um quadro-negro ou flip-chart para confecção de ilustrações ou anotações. O local deve ser limpo, se possível sem estímulos que possam atrapalhar a atenção dos participantes. É desejável que seja bem arejado, iluminado e sem ruídos.

• a utilização de uma técnica de condução de reuniões, a fim de estimular a participação de todos e assegurar oportunidades iguais. Nestas reuniões devem ser adotados alguns procedimentos básicos, tais como:

Cada detalhe discutido deve ser anotado para que não seja esquecido. Muitas vezes ótimas sugestões são perdidas porque depois da reunião ninguém consegue mais se lembrar dos detalhes.

O líder deve aproveitar para ir treinando os membros na metodologia científica de CCQ, explicando cada tipo de gráfico usado no momento que ele estiver sendo feito.

O líder deve sempre procurar ressaltar o valor da idéia em si, e não se preocupar muito com a eloquência ou construção de frases elegantes.