Departamento Pessoal

Registro de Pessoal

Registro de empregados

Registro informatizado

Criada pela Portaria nº 3.626/91, desde 13/11/91 a empresa tem a opção de fazer o Registro de Empregados pelo sistema informatizado, utilizando-se de arquivo magnético ou ótico, para registro de seus empregados e para armazenar informações dos admitidos anteriormente à implantação do sistema. Em 09/11/95 foi revogada pela Portaria nº 1.121, de 08/11/95, DOU de 09/11/95 adotando-se então o registro em meio eletrônico. 

A Portaria nº 1.121, de 08/11/95, DOU de 09/11/95 trouxe novas instruções sobre o registro eletrônico (magnético ou ótico) de empregados, visando simplificar os controles, formalidades e obrigações das empresas, com relação ao contrato de trabalho. A empresa está obrigada a depositar cópia do memorial descritivo na Delegacia do Trabalho ou órgão autorizado pelo Ministério do Trabalho, além de mante-la em cada Centro de Processamento de Dados - CPD. Em 30/03/07 foi revogada pela Portaria nº 41, de 28/03/07, DOU de 30/03/07.

A partir de 30/03/07, a Portaria nº 41, de 28/03/07, DOU de 30/03/07 trouxe novas instruções, os quais são:

• o sistema informatizado deverá garantir a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações e que mantenha registro individual em relação a cada empregado; mantenha registro original, individualizado por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso; e assegure, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista às informações, por meio de tela, impressão de relatório e meio magnético.
• o sistema deverá conter rotinas auto-explicativas, para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados.
• as informações e relatórios deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação do empregador ou de seu representante legal nos documentos impressos.
• o sistema deverá possibilitar à fiscalização o acesso às informações e dados dos últimos 12 meses.
• as informações anteriores a 12 meses poderão ser apresentadas no prazo de 2 a 8 dias via terminal de vídeo ou relatório ou por meio magnético, a critério do Auditor Fiscal do Trabalho.